nieuws

7 december 2011 - GroenWest werkt in een eigen private cloud

Slechts een kleine tien maanden nadat de woningcoöperaties Westhoek Wonen uit  Mijdrecht, SWW uit Woerden en GroenrandWonen uit Vleuten formeel fuseerden tot de nieuwe coöperatie GroenWest, werkten alle 140 medewerkers van het nieuwe bedrijf met dezelfde kantoorautomatisering en een nieuw primair softwarepakket. Software die draait op een door Advisor gedefinieerd, ontworpen en centraal ingericht ICT- en communicatieplatform. Ger Buijs, vestigingsmanager van het GroenWest-kantoor in Mijdrecht, was eindverantwoordelijk voor dit traject. Hij kijkt er met gepaste trots op terug.

Noodzaak tot fuseren
Met de fusie hadden de voormalige drie woningbouwcoöperaties hetzelfde te winnen: meer organisatorische ruimte voor verdere professionalisering en een grotere financiële basis om de benodigde investeringen voor renovatie en nieuwbouw te kunnen dragen. Ger: ‘Voor een grotere coöperatie is het nu eenmaal makkelijker om een eigen jurist of beleidsmedewerker in dienst te nemen, terwijl de handelingskosten per huurcontract door samenvoeging gelijk blijven of zelfs kunnen dalen.’

Een beweging die zichtbaar is in de totale sector. ‘Nog niet zo lang geleden telde Nederland 800 woningcoöperaties, nu zijn het er nog 400. Wij hebben met 12.500 woningen en 140 man personeel een goede schaalgrootte bereikt en zijn organisatorisch klaar voor de toekomst.’

Maar voordat de drie bedrijven organisatorisch één waren, moest er enorm veel werk verzet worden. Ger kreeg de opdracht om alle processen te uniformeren, een nieuw primair softwarepakket te implementeren, een nieuwe website te bouwen en de kantoorautomatisering en datacommunicatie (onder andere telefonie) op elkaar af te stemmen. ‘Wat je noemt een megaklus, temeer omdat de drie bestaande kantoren als frontofficie bleven bestaan en we daarnaast een centraal hoofdkantoor kregen. Uiteraard ben ik op zoek gegaan naar betrouwbare partners die ons met verstand van zaken terzijde konden staan.’

Zorgen voor communicatie
Na de nodige voorbereidingen en offertetrajecten koos Ger voor het bouwen en implementeren van het primaire softwarepakket (ERP-systeem) voor SG automatisering. Voor het inrichten van het ICT- en communicatieplatform en de kantoorautomatisering werd voor Advisor gekozen. ‘Onze basale vraag was heel simpel gezegd: ‘zorg ervoor dat we goed met elkaar kunnen communiceren, zowel telefonisch als via de computer.’ Advisor beantwoordde die vraag met een gedegen voorstel, gebaseerd op een goede analyse van de situatie waarin we zaten. Ze hebben de te nemen projectstappen visueel inzichtelijk gemaakt, waardoor het voor ons heel helder werd hoe het proces eruit ging zien en wat bepaalde opties impliceerden. Mede hierdoor konden we op het juiste moment bewuste keuzes maken.’

GroenWest koos voor een zogenaamde private cloud oplossing. Dit betekent dat alle medewerkers, ongeacht plaats en tijdstip, via datacommunicatielijnen van KPN inloggen op het centrale ICT- en communicatieplatform van GroenWest, dat in de vorm van servers fysiek gevestigd is op het hoofdkantoor in Woerden. Door deze centralisatie kan de servercapaciteit optimaler gebruikt worden en is het onderhoud en beheer efficiënter in te plannen. Daarnaast maakt de keuze voor een private cloud-oplossing GroenWest ook klaar het zogenaamde nieuwe werken (plaats- en tijdonafhankelijk werken) en het gebruik van moderne communicatietoepassingen zoals iPads en videoconferenties.

Uitvoering
Na het goede plan, volgde de uitvoering. Met twee ICT-leveranciers in huis, Advisor en SG automatisering, bleek een goede afstemming cruciaal. ‘Communicatie bleek in de uitvoer van dit project een delicaat proces te zijn. Eén aanpassing in de primaire software kan de aansluiting op de kantoorautomatisering frustreren, en andersom. Als opdrachtgever heb ik er dan ook op gehamerd om onderling goed met elkaar te communiceren. Vooral omdat wij zelf de benodigde ICT-kennis op detailniveau missen. Ik moet zeggen dat beide leveranciers dat uiteindelijk goed opgepakt hebben.’

Maar ook de communicatie tussen de ICT‘ers van Advisor en de medewerkers van GroenWest luisterde heel nauw. ‘Het is een kunst om technische ICT-kennis in Jip en Janneke taal uit te leggen. Dat is lang niet altijd makkelijk en vergt veel inzet van zowel de leverancier als de opdrachtgever.’ Terugkijkend is Ger zeer tevreden over het resultaat en de rol van Advisor. ‘De mensen van Advisor hebben het project goed begeleid, zaten er bovenop en werkten op belangrijke momenten zelfs bij ons op kantoor. Daarnaast bieden ze goede nazorg. Ze zijn erin geslaagd om een goed werkend systeem op te leveren, inclusief een betrouwbare uitwijkmogelijkheid (back-up), binnen de vooraf afgesproken tijdsplanning. En daar ben ik blij mee.’