nieuws

23 december 2011 - UBN Uitzendbureau kiest voor Advisor

UBN Uitzendbureau (UBN) heeft vijf  vestigingen in de Randstad en drie vestigingen bij grote productieklanten inhouse. Met zijn 40 medewerkers is UBN zeker niet het grootste uitzendbureau in de markt. Dat neemt niet weg dat het bedrijf net zo afhankelijk is van betrouwbare, snelle ICT als marktleider Randstad. Maurits Mulder, Proces en ICT adviseur bij UBN: ‘Als slechts één van onze vestigingen op maandag niet digitaal kan uitbetalen, is de ellende al niet te overzien.’

Wat dat betreft spreekt UBN uit ervaring. Het bedrijf heeft een aantal jaar gewerkt met een ICT-platform dat op zijn zachts gezegd nogal onlogisch ingericht was. Maurits, die vanaf 2010 verantwoordelijk is voor ICT binnen UBN, blikt terug op die tijd. ‘Onze automatisering (hard- en software) werd jarenlang beheerd door onze printer-leverancier. Toen dat bedrijf ervoor koos terug te gaan naar zijn core business, introduceerde onze contactpersoon ons bij een nieuwe ICT-partner. Dat bedrijf bakte er echter helemaal niets van.’

Voldongen feit en paniek
UBN stond voor een voldongen feit en moest noodgedwongen op zoek gaan naar een nieuwe ICT-partner. Maurits: ‘Wij zochten naarstig naar een partij die bereid was de bestaande omgeving over te nemen zoals die was. Zonder dat er binnen een jaar zicht was op een mogelijke herinrichting van de ICT-structuur. We vonden die in Advisor.’ In deze samenwerking bewees Advisor zijn meerwaarde vooral op het moment dat na een stroomstoring twee servers niet meer opstartten. Veel UBN-medewerkers waren daarmee afgesloten van alle software en data. Een vervangende server liet volgens de serverleverancier zeker zes dagen op zich wachten. Goede raad was duur. Maurits: ‘De paniek was enorm. En juist op dat moment kwam Advisor in actie. ‘We gaan het regelen voor jullie’ was hun enige opmerking. Zij ontmantelden één van hun eigen servers, pakte die in en installeerde die bij ons. Binnen 24 uur waren we weer online. Daarmee heeft Advisor enorm veel credit bij ons opgebouwd.’

Offertetraject
Met dit incident groeide het besef dat zowel de hardware als de inrichting van het ICT-platform aan vervanging toe was. En ondanks de tevredenheid over Advisor schreef UBN begin 2010 een offertetraject hiervoor uit. Maurits: ‘We wilden een goed gefundeerde keuze maken, gebaseerd op een marktvergelijking op zowel prijs, kwaliteit en dienstverlening.’ Uiteindelijk koos UBN opnieuw voor Advisor. De opgebouwde credit en de nuchtere en gedegen manier van offreren gaven de doorslag. Maurits: ‘Uit alles bleek dat de medewerkers van Advisor goed naar ons geluisterd hadden. Ze boden precies datgene wat wij vroegen, onderbouwden hun adviezen goed, maar lieten ook ruimte open voor het maken van fundamentele keuzes over bijvoorbeeld de toegangsautorisatie. Ze schetsten daarin de verschillende oplossingsrichtingen, wat ons uiteindelijk geholpen heeft om hierover goede beslissingen te nemen. Prijstechnisch liepen ze bovendien in de pas met de andere aanbieders.’

Uitrol volgens planning
‘Zo zijn we in november 2010 gestart met het plannen van de uitrol. Het project startte met de herinrichting van ICT-structuur. Hierin heeft Advisor een ‘dwingend’ advies uitgebracht. Daar hadden wij absoluut geen probleem mee. Integendeel, ze konden ons prima uitleggen waarom ze bepaalde keuzes gemaakt hadden.’ Na de inrichting en installatie van de nieuwe servers, volgde het overzetten van de historische data naar de nieuwe omgeving, de uiteindelijke livegang en het gefaseerd vervangen van de hardware op de vestigingen. Maurits: ‘In november 2010 zijn we gestart en in februari 2011 was het hele project afgerond; precies volgens de vooraf opgestelde tijdsplanning. De medewerkers van Advisor hebben ons hierbij fantastisch begeleid. Zowel qua kennis en kunde als flexibiliteit en inzet. Kostentechnisch hebben we het budget met maximaal 5% overschreden. Dat was voor ons acceptabel, vooral omdat de meeste meerkosten veroorzaakt werden door zogenaamde lijken uit de kast van het vorige systeem.’

Na de succesvolle implementatie beschikt UBN over een toekomstgericht ICT-platform waarop de medewerkers van het hoofdkantoor en de vestigingen door middel van een internetverbinding inloggen. De twee servers zijn zo ingericht dat de aanwezige ruimte optimaal gebruikt wordt en het te allen tijde mogelijk is om op één server door te draaien. Advisor beheert het ICT-systeem, ook wel private cloud oplossing genoemd, en biedt support aan Maurits, die binnen UBN de helpdeskfunctie vervult. Daarnaast heeft Advisor, in de persoon van Dennis de Jong, UBN geadviseerd bij de keuze voor de best passende datacommunicatieverbindingen, zoals telefonie. ‘Ook in dit project heb ik enorm veel gehad aan de kennis en ervaring van Advisor. We zijn dan ook heel blij met onze samenwerking’ besluit Maurits.