Microsoft Teams: het nieuwe zenuwcentrum in samenwerken

Alle applicaties die Microsoft in de Office 365 suite heeft, zoals het bekende Word, Excel en Powerpoint, maar ook de relatief nieuwe analyse tool Power BI worden in Teams onder één koepel samengebracht en deze unificatie en synergie van oplossingen is precies waar Microsoft zijn zinnen op zet. Office 365 was het begin en met Teams zet Microsoft hierin nu een belangrijke next step.

Teams is begin 2017 door Microsoft gelanceerd en is een communicatie- en samenwerkingsplatform waar teamleden alle relevante documenten rond een bepaald thema of project kunnen plaatsen en er discussies over kunnen voeren, als ondersteuning voor de totale voortgang en kwaliteit. Wij zijn erg enthousiast over de mogelijkheden!

Klinkt goed, maar wat biedt Teams ons concreet?
Omdat we als Advisor graag van praktisch houden hebben we een voorbeeld voor u uitgewerkt om de belangrijkste voordelen duidelijk te maken.
Kroon & Zoon is ons fictieve installatiebedrijf van koelsystemen. Zowel op het hoofdkantoor als onderweg zijn alle Kroontjes “digitaal verbonden” en kunnen ze inloggen op hun mobiele werkplek, waarbij Microsoft Teams als het standaard platform voor projectcommunicatie en documentatie wordt gebruikt. Alles overzichtelijk bij elkaar en voor iedereen die bij een bepaald project betrokken is toegankelijk.
Team aanmaken en Kanalen inrichten
Kroon Jr. is projectleider en maakt in Microsoft Teams een nieuw Team aan voor deze klant en verdeelt het project in rubrieken die we Kanalen noemen; Zo hebben we een kanaal Commercieel, een kanaal Projectvoorbereiding voor de engineers en After Sales voor projectsupport in de opleveringsfase. Ieder Kanaal heeft zijn eigen “closed user group” en geselecteerde deelnemers hebben toegang tot alle informatie.

In elk kanaal brengen we alle info die relevant is onder in Tabs, die we zelf kunnen aanmaken. Hieronder een aantal voorbeelden:
Bestanden uploaden
Kroon heeft hier bijvoorbeeld de bouwtekeningen van de locatie, de specificatie van de installatie en de meest actuele planning ondergebracht.
Projectvergaderingen
Kroon Jr. ziet in één oogopslag in het Vergaderoverzicht al zijn projectmeetings en taken, en via een vergaderverzoek kan hij er voor kiezen in een keer alle leden van het Kanaal Werkvoorbereiding uit te nodig voor het wekelijkse statusoverleg. Het overzicht is gekoppeld aan zijn Outlook agenda, zodat er (letterlijk) geen dubbele agenda’s ontstaan.

Projectoverzicht
Teams biedt een centraal overzicht van alle beschikbare teamdocumenten, Teamleden kunnen er binnen hun kanaal snel de weg vinden naar het juiste document.

Planning
Kroon gebruikt Microsoft Planner om alle actiepunten, verantwoordelijken, deadlines en herinneringen in te plannen. In het tabblad grafieken van Planner kan Kroon Jr. vanuit Teams snel de status zien en welke punten vertraging oplopen.


Koppeling met overige “Killer Apps” via de Teams store
Om de slagkracht van Teams en 365 in het algemeen te vergroten, heeft Microsoft besloten een App store te ontwikkelen voor third party applicaties. Op dit moment zijn er al ruim 250 applicaties in ondergebracht. Bij Kroon & Zoon gebruikt men bijvoorbeeld Salesforce en Mailchimp. Kroon kan zelfs de eigen applicatie voor Koelmetingen toevoegen aan de Teams Store.

Samenwerking met externe partijen
Via een gastuitnodiging kan Kroon Jr. externe personen uitnodigen voor deelname aan het Team, simpel via een uitnodiging naar het e-mailadres. Het is niet nodig dat deze gasten zelf al over Microsoft Teams beschikken, want in dat geval wordt automatisch doorverwezen naar de gratis webversie van Microsoft Teams. Een beperking is op dit moment wel dat een gast inzage heeft in alle teaminformatie. Er wordt door Microsoft nog gewerkt aan de optie om hen alleen toegang te geven tot voor hen relevante kanalen of documenten. Een workaround is momenteel om hen via Sharepoint toegang te geven tot het geselecteerde document.
Bellen en videochatten voortaan volledig in Teams
Kroon Jr. selecteert eenvoudig in de contactlijst met welke teamleden hij z’n weekoverleg wil voeren en kan via het toetsenbord overige personen in de videochat betrekken, die incidenteel bij het Project betrokken zijn.Hij kiest er voor een privégesprek te houden met de Finance Manager om te checken of de aanbetaling van Koelhuizen Mijdrecht al binnen is.

Omdat video, spraak, chatten en het delen van schermen volledig in Teams geïntegreerd is, heeft Microsoft besloten om vanaf 1 oktober jl. geen Skype for Business meer aan te bieden aan nieuwe klanten met minder dan 500 werkplekken. Huidige klanten kunnen Skype for Business voorlopig blijven gebruiken (inclusief het inrichten van nieuwe gebruikers).
Teams, ook het einde van E-mail?
Al bijna 20 jaar is e-mail leading in onze zakelijke communicatie. De zwakte van Mailprogramma’s als Outlook is echter dat zij geen centrale rol kunnen vervullen in projectcommunicatie en daarbij ook niet aansluiten bij de trend van toenemende “collaboration”, waarbij we meer en meer -in de cloud- aan dezelfde documenten samenwerken, zonder dat we hoeven na te denken over de juiste versie. Teams biedt hier een prachtig alternatief dat wél alle content over 1 onderwerp bij elkaar houdt en iedereen altijd up-to-date informatie levert. Wij denken dus dat vooral in projectcommunicatie Teams e-mail zal verdringen.
More to follow
Bij Koelhuizen Mijdrecht draait de nieuwe Kroon vriesinstallatie inmiddels op volle toeren! Er zijn heel veel mogelijkheden binnen Teams en er komen elke dag nieuwe functionaliteiten bij. Wilt u hier meer over weten, neem dan contact op met uw Account Manager of een van onze Teamspecialisten.

Voor meer informatie of voor het maken van een afspraak kunt u contact opnemen met een van onze gespecialiseerde adviseurs.

Maak een afspraak

Meer nieuws

Up-to-date met onze nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van de laatste ICT ontwikkelingen!

ISDN stopt september 2019

Laat u niet verrassen en kom in actie!

Lees meer