Home » Inspiratie » Blogs » Productiviteit » Jouw eigen intranet nieuwsportaal in SharePoint Advisor lanceerde half oktober een eigen intranet nieuwsportaal, op basis van SharePoint van Microsoft Office 365. De medewerkers zijn enthousiast en het onderlinge e-mailverkeer is substantieel afgenomen. Jan Oosterhuis, SharePoint specialist: ‘Met deze ervaringen kunnen we onze klanten verder helpen.’
Office 365 (O365) verovert in een rap tempo het Nederlandse bedrijfsleven. Inmiddels zijn er al meer dan een miljoen gebruikers en dat aantal groeit nog steeds. SharePoint maakt deel uit van de applicaties waaruit Office 365 bestaat. Jan: ‘Met SharePoint bouw je interne websites waarop informatie gedeeld en bewerkt kan worden, zoals documenten, agenda’s, taken, issues, wiki’s, formulieren en dergelijke. SharePoint bevat hiervoor een groot aantal aanpasbare bouwstenen die bedrijfsspecifiek ingezet kunnen worden en helpen om de onderlinge samenwerking te verbeteren en de dataopslag efficiënter in te richten. Wij zijn enthousiast over SharePoint en maken er ook binnen Advisor steeds meer gebruik van.’
Een goed voorbeeld daarvan is het intranet nieuwsportaal dat Advisor onlangs volledig in SharePoint bouwde. Jan: ‘In SharePoint kan zonder te programmeren een gebruiksvriendelijk intranet gebouwd worden. Dat is bijzonder. De basis voor ons intranet is een door onszelf ontwikkelde template voor een nieuwsportaal. Deze template verzamelt het nieuws van verscheidene achterliggende standaard SharePoint en/of O365 bouwstenen’.
De bouwstenen die Jan gebruikte voor het Advisor-intranet zijn interne nieuwsblogs, een bedrijfsagenda, bedrijfsmededelingen, een digitaal smoelenboek, een fotocarrousel van memorabele Advisor momenten en Yammer. In Yammer worden berichten gedeeld in groepen, op een Facebook-achtige manier. De nieuwsblogs zijn bedoeld om inhoudsvolle berichten en specifieke kennis te delen. Jan: ‘We hebben zo een gelaagdheid aangebracht in de manier waarop we onderling digitaal communiceren. Voorheen ging alles over de mail: voor ‘nice to know’ informatie gebruikten we massaal de cc-knop. Nu wordt deze informatie gedeeld via Yammer en inhoudelijke kennis via de blogs. Alleen de ‘need to know’ informatie versturen we nog via gericht de mail.’
De reacties van de medewerkers op het intranet zijn enthousiast, temeer omdat het aantal e-mails dat dagelijks hun mailboxen binnenstroomt substantieel gedaald is. Het nieuws wordt via intranet op urgentie voor ze voorgesorteerd. Jan: ‘Het gaat goed, maar er is op dat vlak zeker nog meer winst te behalen. Het via intranet delen van informatie is toch een verandering in werkwijze en cultuur. Medewerkers hebben tijd nodig om daar volledig aan te wennen.’
Jans indruk is dat de look-and-feel van de intranetsite ook heeft bijgedragen aan het succes ervan. Jan: ‘Medewerkers zijn privé gewend aan websites en apps die er goed uitzien en soepel werken. Op werk willen ze niet voor minder gaan. Een intranetsite moet echt van deze tijd zijn en er aantrekkelijk uitzien. Gelet op de reacties van mijn collega’s is dat met onze nieuwsportaal template goed gelukt.’
Met het concept van de inpasbare standaard SharePoint bouwstenen en het door ons ontwikkelde nieuwsportaal template kunnen we snel en zeer voordelig een intranet oplossing bieden aan bedrijven die met O365 werken of willen gaan werken. Temeer omdat de bouwstenen standaard onderdeel zijn van O365 en de template eenvoudig aangepast kan worden op de wensen van klant. Interesse? Neem dan vandaag nog contact met ons op: 088 - 23 84 555.
