Uitzendbureaus Worktrans en Workbus (Worktrans Uitzendgroep) zetten met hulp van Advisor Office365 in om de bedrijfsprocessen stap voor stap te digitaliseren. Waarom en hoe legt Financieel Directeur Ger Been hier uit.

Met acht vestigingen (op zeven locaties), 70 eigen medewerkers en een pool van ruim 2.500 flexibel in te zetten chauffeurs is Worktrans Uitzendgroep een belangrijke arbeidsintermediair voor bedrijven in de transport & logistiek en het personenvervoer. Temeer omdat Worktrans Uitzendgroep ook een eigen opleidingsinstituut heeft (Work Academie) die chauffeurs onderwijst in de wettelijk verplichte jaarlijkse educatiemodules (code 95). Vanwege de verschillende bedrijfsactiviteiten en de 24/7 markt waarin Worktrans en Workbus opereren zijn betrouwbare, snelle ICT-oplossingen en efficiënte communicatie een must. Reden waarom Worktrans Uitzendgroep ruim zes jaar geleden voor Advisor koos als ICT-partner. Ger Been: ‘Onze vorige ICT-leverancier was alleen maar bereikbaar tijdens kantoortijden. Dat liep spaak. Als er storingen zijn, moeten die à la minute opgelost worden, al is het ’s nachts of op zondag. In de offerteronde voor een nieuwe ICT-partner sprong Advisor eruit in termen van flexibiliteit, professionaliteit en continuïteit. Advisor heeft de omvang die nodig is om een 24/7 dienstverlening te garanderen en tegelijkertijd qua kennis up-to-date te blijven.’

Monitoring en een veilige, up-to-date ICT-infrastructuur

Inmiddels heeft Advisor een aantal grote ICT-projecten voor Worktrans Uitzendgroep uitgevoerd, tot volle tevredenheid. Ger: ‘We hebben een eigen ICT-netwerk on premises. Advisor monitort die 24/7 voor ons, heeft onze fysieke servers vervangen door virtuele servers en heeft ons begeleid in het bedenken en het implementeren van een betrouwbare uitwijkomgeving. De samenwerking verloopt prima. Advisor is er altijd als we ze nodig hebben, schakelt snel en zorgt dat we op de hoogte zijn van de nieuwste ontwikkelingen en ICT-middelen.’

Digitale transformatie

Een van middelen waarover Advisor Worktrans Uitzendgroep informeert en adviseert is Office365 (OneNote en SharePoint), dat de zakelijke dienstverlener gebruikt om de interne bedrijfsprocessen en procedures volledig te digitaliseren in de cloud. Ger: ‘We zijn gestart met alle overlegverslagen en afsprakenlijsten in OneNote op te slaan in de SharePoint omgeving. Daarna hebben we met ondersteuning van Advisor ons intranet ‘as it is’ overgeheveld naar SharePoint. Momenteel breiden we dat intranet uit met onze procedures, processen, checklisten en brengen we onze Exchange server (mail, agenda’s en outlook) naar de cloud van Office365. Als dat afgerond is, zijn onze workflow en onze procesorganisatie centraal en digitaal goed geborgd, altijd up-to-date en overal toegankelijk.’

Op de weg naar een volledige interne digitale samenwerking is Worktrans Uitzendgroep voornemens om het SharePoint verder uit te breiden naar een social intranet. Hiermee kan het interne mailverkeer drastisch naar beneden gebracht worden en kunnen vestigingen bijvoorbeeld marketingmaterialen digitaal bestellen en tickets (ICT en facilitair) online melden. Daarna ziet Worktrans Uitzendgroep het als een logische volgende stap om SharePoint te gaan gebruiken als een centrale fileserver. Ger: ‘We zijn enthousiast over SharePoint. Het is gebruikersvriendelijk en het helpt ons om efficiënt samen te werken en gegevens beheersbaar te houden. Onze bedrijfsinformatie is voor iedere medewerker overal toegankelijk én kan centraal beheerd en bewerkt worden. Omdat een groot deel van onze bestanden in de cloud opgeslagen wordt, besparen we daarnaast ook server- en beheerscapaciteit.’

Vooral in de besparing van beheerscapaciteit ziet Ger toekomstmogelijkheden. ‘In SharePoint zijn nog veel meer apps beschikbaar die wij intern goed kunnen gebruiken. Onze systeembeheerder kan nu meer tijd vrijmaken om daarmee functionaliteiten te ontwikkelen die onze samenwerking intern en met onze klanten nog makkelijker en nog efficiënter maken. En daar worden wij als organisatie alleen maar sterker van.’