Hoe verhouden SharePoint en Teams zich tot elkaar en wanneer gebruik ik één van beide?

Even kort de feiten op een rij..

SharePoint is binnen M365 altijd de basis voor de gemeenschappelijke opslag van data.
– Het bestaat uit een verzameling van beveiligde (web)Sites- die je ontsluit via menu’s met een browser
– Elke Site bevat een of meerdere Bibliotheken waarin documenten kunnen worden geplaatst
– Op het niveau van de Sites en de Bibliotheken kunnen specifieke permissies worden ingesteld, groepen gebruikers, die kunnen lezen, wijzigen, toevoegen etc.
– Je kan een Site met Bibliotheken zien als een kamer met kasten:

Teams is in feite SharePoint-plus-Communicatie, in een eigen jasje.
– Teams het zijn eigen programma, waarmee je kan chatten en bellen en SharePoint data kan gebruiken
– Elk team heeft zijn eigen communicatiekanalen om te chatten en daarnaast zijn eigen SharePoint Site op de achtergrond voor de data
– Teams heeft binnen zijn programma als het ware een extra ingang naar de SharePoint Site
– Belangrijk is het onderscheid te weten tussen publieke Teams waar elke medewerker toegang tot heeft en privé Teams waar alleen specifieke leden toegang tot hebben

Keuze

De opslag van data is dus altijd in SharePoint. De keuze ligt erin, of men de data alleen wil ontsluiten via de browser of wil men die data ook via Teams ontsluiten en/of combineren met communicatie?

Adoptie

Het succes van elke oplossing ligt in het gebruik door de medewerkers. De keuze tussen SharePoint en Teams kan ook bepaald worden door de mate waarin de medewerkers zich thuis voelen in beide oplossingen. Dit is een belangrijk aspect dat voor en na de implementatie met informatie en training beïnvloed kan worden.

Wanneer gebruik je Teams?

De kracht van Teams schuilt in het snel en overzichtelijk kunnen schakelen tussen de verschillende onderwerpen en tussen data en communicatie. Teams is in de moderne werkomgeving de cockpit van de gebruiker, het programma dat altijd open staat (wat voorheen veelal de mailbox was). Die kracht verwatert echter op het moment dat je als gebruiker deel uit maakt van te veel Teams.

Gebruik Teams vooral voor dynamische data:
Data die:
– Tijdelijk is
– Intensief wordt gebruikt en/of gewijzigd
– Waar discussie over plaatsvindt
Bijvoorbeeld:
– De actieve projecten
– Lopende processen, waar de gebruiker deel van uitmaakt

In 9 van de 10 bedrijven maakt het aantal Teams een ongebreidelde groei door. Om dit in de hand te kunnen houden adviseert Advisor het kunnen aanmaken van nieuwe Teams te beperken tot aangewezen personen of afdelingen. Daarnaast is het advies om beleid en tools te hanteren over de houdbaarheid van Teams en voor het opruimen, hetzij het archiveren ervan.

Een risico van Teams is daarnaast dat er data-eilanden ontstaan. Teams waar leidinggevende en collega’s geen zicht en/of geen toegang tot hebben. Je kan dit geen shadow-IT noemen, maar het kan ten koste gaan van de overzichtelijkheid en het delen van kennis en informatie.

Wanneer gebruik je SharePoint?

Met het juiste ontwerp van navigatie menu’s kunnen er in principe oneindig veel Sites deel uitmaken van een SharePoint omgeving. In SharePoint kan je daardoor ook een goed overzicht bewaren van welke data er allemaal beschikbaar is.

In SharePoint plaats je eigenlijk alle data die je niet in Teams wil plaatsen.
Kies SharePoint voor statische data:
– Blijvende data
– Achtergrond informatie
– Kennisbanken
– Archieven

Advisor biedt ook een speciale tool om overzichtelijk met tientallen, zelfs honderden Sites te kunnen werken, namelijk ADM (Advisor Dossier Manager).

Integratie en flexibiliteit

Om overzicht te bewaren en om het gevaar van data-eilanden in Teams tegen te gaan kan er voor een “hybride” oplossing worden gekozen. De Sites die bij de Teams horen worden dan ook opgenomen in de SharePoint navigatie. Er ontstaan dan meerdere wegen naar de data. Via SharePoint ziet men dan alle data, ongeacht of men een bepaalt Team volgt of er lid van is.

Tabs

Een manier om het aantal Teams te helpen beperken en flexibel met de toegang om te gaan, is ook om bibliotheken bestaande SharePoint Sites te koppelen aan Teams. Dit doe je door een zogenaamde “Tab” toe te voegen aan een kanaal van het Team. Je opent daarmee als het ware een ingang via Teams naar de data op SharePoint. Vaste, gemeenschappelijke data op SharePoint kan op deze wijze deel uitmaken van verschillende en/of tijdelijke Teams. Verwijderen van het Team verwijdert niet de data op SharePoint.

Deze Tabs kunnen ook gebruikt worden om een bestaand Team uit te breiden met een extra bibliotheek voor een bepaald onderwerp of doelgroep. Standaard het elk Team een enkele bibliotheek op de bijbehorende achterliggende Site, die voor alle Teamleden toegankelijk is. Op deze Site kan er echter ook een bibliotheek toegevoegd worden, eventueel met afwijkende toegang. Via een extra Tab wordt deze bibliotheek dan ook ontsloten voor het Team.

Advisor helpt jou productiever te werken

We vertellen je graag uitgebreid over de mogelijkheden van SharePoint, Teams of onze nieuwe oplossing ADM. Maar soms is het beter om zelf te zien hoe het werkt. Daarom komen we graag bij je langs om een demo te geven van de oplossing. Laat je gegevens achter en we nemen contact met je op, zodat we er samen achter kunnen komen of jouw organisatie klaar is voor de volgende stap.