Zo krachtig is Power BI – wat wij geleerd hebben waar jij je voordeel mee kunt doen

Voordelen Power BI

Daaruit bleek al snel dat wat Microsoft over Power BI communiceert, 100% waar is. Power BI is eenvoudig in gebruik; de dashboards zijn makkelijk samen te stellen en data-autorisaties worden één op één overgenomen uit Office Suite, waar het een onderdeel van is. Power BI is een app en dus toegankelijk vanaf ieder device en iedere locatie. Daarnaast presenteert de app de feiten in cijfers én op een grafisch aantrekkelijke en makkelijk te interpreteren manier. Last but not least is de connectiviteit optimaal: Power BI communiceert realtime met alle gangbare bronnen en databases, dus de data in de dashboards zijn altijd up-to-date.

Inzicht op bedrijfs-, afdeling-, proces- en individueel niveau

We waren enthousiast: het besluit om Power BI bij Advisor bedrijfsbreed in te zetten was na die eerste ervaringen dus snel genomen. We startten met het maken van dashboards voor het bedrijf (management), de afdelingen (ServiceDesk, sales e.d.) en werkprocessen (status van projecten, uitlevering orders). We leerden al snel dat we door gebruik te maken van de rollen en rechten vastgelegd in de Azure Active Directory de voortgang van belangrijke parameters niet alleen op het totale niveau (bedrijf, afdeling, werkproces) zichtbaar zijn, maar ook op het niveau van individuele medewerkers. Zo kan een accountmanager vlak voordat hij in gesprek gaat met zijn klant de laatste stand van zaken met betrekking tot bijvoorbeeld lopende projecten, omzet, tickets, offertes en betalingen nog inzien. En dat is goud.

Lessons learned

Maar al doende leerden we ook dat Power BI alleen reproduceert wat je vraagt op basis van de informatie die je erin stopt. Met andere woorden Power BI kan niet werken met data die er niet is, valideert geen data en geeft geen antwoord op niet gestelde vragen. Dat klinkt misschien als een open deur, maar toch drong dat besef pas tot ons door nadat we een aantal keer de mist in gingen met zogenaamde ‘weeffouten’, en we dus informatie gepresenteerd kregen waar we niet veel aan hadden. We hebben toen een afgestudeerde bedrijfseconoom met een groot analyserend vermogen in dienst genomen die een verdere verdieping heeft gegeven aan de ontwikkeling van data-analyses en de rol van Power BI binnen ons bedrijf. Hij startte bij het begin. Wat is de juiste definitie van een dashboard: wat willen we precies meten, op welke vragen achter de vraag moet het dashboard antwoord geven? Kloppen de databronnen die daarvoor nodig zijn? En zijn die databronnen compleet of überhaupt aanwezig?

Boven op de voortgang, zowel totaal als per individu

Onze nieuwe jonge collega heeft zijn waarde meer dan bewezen. De dashboards die we nu gebruiken zijn goed ingericht en gebruiken de juiste data: ze zijn compleet, up-to-date en accuraat. En dat levert ons veel op. We zijn zwart-wit gezegd van sturen op gevoel naar sturen op feiten gegaan. En van analyses achteraf naar een dagelijkse interpretatie van de voortgang. We hebben up-to-date inzicht en kunnen hierdoor snel bijsturen met de juiste activiteiten: als bedrijf, maar ook als afdeling, als projectteam en als individu. Daarnaast bespaart Power BI ons, nu de dashboards 100% goed gedefinieerd zijn, veel tijd in het maken van rapportages, maar ook in de onderlinge samenwerking. En dus ben ik niet langer alleen overtuigd van de potentie van Power BI, maar durf ik met een gerust hart te stellen dat deze tool het meer dan waard is om ook bij jou in je bedrijf geïmplementeerd te worden. Ben je nieuwsgierig? We horen graag van je!

Ben je benieuwd hoe Microsoft kijkt naar Power BI? Bekijk dan hier hun introductiefilm